급여명세서 발급방법에 대해 알아보자

근로기준법이 개정되면서, 2021년 11월 19일부터 급여명세서 발급이 의무화되었습니다. 이로 인해 5인 미만의 사업장이라도 근로자에게 필수 기재 사항이 포함된 급여명세서를 교부해야 하며, 이를 위반할 경우 과태료가 부과됩니다. 다행히 요즘에는 급여명세서 발급도 인터넷으로 간단하게 할 수 있는데, 그 방법에 대해 알아보겠습니다.

 

 

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급여명세서 발급 의무

고용노동부 보도자료

급여명세서는 근로의 대가인 급여에 대해서 개개인의 근로자를 대상으로 임금 지급 내역과 공제내역을 기재한 문서입니다. 지급받는 기본 급여, 상여금, 퇴직금, 제수당 및 소득세, 4대 보험 등 공제 금액을 모두 기재해야 하며, 급여일에 근로자에게 배부하고 급여지급을 증빙하기 위해 급여대장을 작성하여 3년간 보관하는 것이 원칙입니다.

 

기존에는 급여명세서 발급 의무가 없었기 때문에 급여 대장을 작성하면 굳이 근로자에게 교부할 의무가 없었습니다. 하지만 고용노동부 보도자료를 근거로 근로기준법이 아래와 같이 개정되면서 2021년 11월 19일부터는 5인 미만 사업장이라도 근로자에게 필수 기재 사항이 포함된 급여명세서를 의무적으로 교부해야 합니다. 

 

📌 제48조(임금 대장 및 임금 명세서)

(1) 사용자는 각 사업장별로 임금 대장을 작성하고 임금과 가족 수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다. <2021. 5. 18 개정>

(2) 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목, 계산 방법, 제43조 제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(전자 문서 및 전자 거래 기본법 제2조 제1호에 따른 전자 문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다. <2021. 5. 18. 신설, 시행일 : 2021. 11. 19.>

또한 기존에는 없었던 필수 기재 사항이라는 것도 새롭게 신설되면서, 근로자가 많은 사업장의 경우 일일이 개개인의 근로자에게 급여명세서를 작성하고 교부하기가 사실상 많이 불편해졌습니다.

 

필수기재사항이 포함된 급여명세서(임금명세서) 작성 사례 [출처 : 고용노동부]

📌 필수 기재 사항

• 근로자를 특정할 수 있는 정보(성명, 생년월일, 사원번호 등)
• 임금지급일
• 임금총액
• 연장근로, 야간근로, 휴일근로를 시킨 경우 그 시간수
• 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과급, 그 밖의 임금의 항목별 금액
• 임금의 각 항목별 계산방법 등 임금 총액을 계산하는 데 필요한 사항
• 공제 항목별 금액과 총액

 

급여명세서를 교부하지 않았거나, 위와 같은 필수 기재 사항 중 일부를 누락 또는 사실과 다른 내용이 포함된 경우 위반 횟수 또는 정도에 따라서 500만 원 이하의 과태료가 부과됩니다.

 

📌 과태료

위반행위	과태료 금액(만 원)
1) 임금명세서를 교부하지 않은 경우 2) 임금명세서에 기재사항 중 일부를 기재하지 않았거나, 사실과 다르게 기재하여 교부한 경우	1차	2차	3차
	30	50	100
	20	30	50

 

📌 근로기준법 제63조(적용의 제외)

1. 토지의 경작·개간, 식물의 식재·재배·채취 사업, 그 밖의 농림 사업
2. 동물의 사육, 수산 동식물의 채취·포획·양식 사업, 그 밖의 축산, 양잠, 수산 사업
3. 감시 또는 단속적으로 근로에 종사하는 사람으로서 사용자가 고용노동부 장관의 승인을 받은 사람
4. 대통령령으로 정하는 업무에 종사하는 사람

 

다만, 30일 미만 일용근로자의 경우에는 생년월일 또는 사원 번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보를 기재하지 않아도 되고, 근로 규정이 적용되지 않는 4인 이하 사업장의 근로자 혹은 위와 같은 근로기준법 제63조에 따른 근로자에 대해서는 연장·야간·휴일 근로시간 수를 기재하지 않아도 됩니다.

 

 

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발급 방법

급여명세서 발급이 의무화되었지만, 작은 사업장의 경우에는 급여명세서를 작성해본 경험이 없을 수 있기 때문에 큰 어려움을 겪을 수 있습니다. 이러한 분들을 위해 요즘엔 급여명세서 작성 및 발급을 전문적으로 해주는 업체가 있고 고용노동부에서 제공하는 작성 서비스도 있습니다.

 

 

flex, newploy 등 급여명세서 작성 및 발급을 전문적으로 맡아주는 사이트는 각 노동자의 근무 기록을 통해 급여를 자동 계산할 뿐만 아니라, 구성원이 직접 입력한 기록을 토대로 초과근무수당, 원천세, 4대 보험, 퇴직정산까지 자동 계산이 됩니다. 또한 연장 근로수당, 야간 근로수당, 휴일 근로수당 등 다양한 수당을 법에 맞게 지급할 수 있습니다.

 

이 덕분에 급여명세서를 작성하기 위해 복잡한 엑셀 작업을 하거나 연차 미사용수당, 주휴수당 기준 등이 애매해서 일일이 수기로 대조하고 작성할 필요가 없습니다. 이번에 급여명세서 발급이 의무화가 되었지만, 직접 작성해본 경험이 없거나, 노동자가 많아 일일이 복잡한 내용을 계산하기 어려운 사업장에게 좋은 방법입니다.

 

고용노동부 급여명세서(임금명세서) 작성 서비스

본인이 직접 급여명세서를 작성하고 발급받고 싶다면, 고용노동부의 급여명세서 작성 서비스를 이용할 수도 있습니다. 이 경우에는 각 노동자에 대한 기본항목, 임금지급내역, 소득세·국민연금·건강보험·고용보험의 공제내역, 임금 계산 방법을 직접 입력하고 계산하여 작성해야 합니다. 원하는 방식을 통해 급여명세서를 무료로 작성하고 발급받을 수 있다는 점이 장점이며, 급여명세서 작성 경험이 많거나, 근로자 수가 적은 사업장에게 좋은 방법입니다.

 

📌 교부 방법

• 출력한 문서
• 이메일
• 휴대전화 문자 메시지 혹은 카카오톡 메신저 등 전자문서

 

급여명세서를 작성하고 발급받았다면, 각 노동자에게 교부를 해야 합니다. 교부 방법은 출력하여 문서로 주거나, 이메일로 보내거나, 휴대전화 문자 메시지 혹은 카카오톡 메신저 등 전자문서를 통해 교부할 수 있습니다. 사용자가 이메일로 급여명세서를 발송한 경우, '발송한 때'에 교부의무를 이행하였다고 봅니다.

 

 

📌 FAQ

Q. 임금명세서에 사원번호, 생년월일은 반드시 작성해야 하는지 ?

A. 성명만으로도 근로자를 특정할 수 있다면 사원번호, 생년월일 을 중복하여 기재할 필요는 없습니다. 

 

Q. 모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 하는지 ?

A. 고정으로 지급되는 기본급 혹은 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산방법을 별도로 작성하지 않아도 됩니다. 시급 및 일급제 혹은 연장근로수당과 같은 근로일수나 총 근로시간 수에 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우에 한해서만 계산방법을 작성합니다. 이 경우에는 계산방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장·야간·휴일 근로시간 수 등을 포함하여 기재해야 합니다.

 

Q. 4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재해야 하는지 ?

A. 4대 보험료, 근로소득세 등의 공제내역은 계산방법을 별도로 기재하지 않아도 됩니다.

 

지금까지 급여명세서 발급 방법에 대해 알아봤습니다.